Document Management System
eFiles Document - hlavní přednosti
eFiles Document je srozumitelný, snadno nastavitelný a rozšiřitelný systém pro správu dokumentů (document management system) a workflow management. eFiles Document umožňuje rychlý převod stávajících dokumentů typu smlouvy, pošta, faxy, dotazníky, HR evidencí apod. do jednotného zabezpečeného systému přístupného přes webové rozhraní.
 |
 |
 |
| Document management system | Fultextové vyhledávání | Workflow management |
Pořádek v dokumentech bez školení
Vše, co potřebujete k práci s eFiles Document, už umíte. Ukládání dokumentů, sledování změn, logování přístupů k souborům a pohyb dokumentů v rámci workflow provádí eFiles Document automaticky.
Rychlé vyhledávání
Pomocí fulltextových filtrů a z libovolného umístění dokumentu. (Například můžete zvolit, že slovo "Novák" chcete hledat pouze ve smlouvách uzavřených v roce 2004.)
Automatický audit dokumentů
eFiles Document automaticky zaznamenává přístup k dokumentům i všechny provedené změny. Nikdy nic neztratíte, všechny předchozí verze najdete v archivu. Pomocí jedinečného čísla revize okamžitě zjistíte aktuální verzi dokumentu.
Historie dokumentů v souvislostech
Součástí zobrazení historie změn je také zobrazení historických verzí připojených souborů. eFiles Document tak lze využít i jako sofistikovaný nástroj pro sdílení souborů, protože i starší verze souborů se uchovávají.
Snadný převod formulářů z MS Word nebo MS Excel
eFiles Document vám nabídne předpřipravené styly a šablony (můžete si je samozřejmě dotvořit dle libosti) a tak vlastní převod obnáší pouze umístění vstupních polí na existující formulář.
Workflow management
Snadnost ovládání a jednoduchost řešení přímo vybízí k využití pro workflow dokumentů. eFiles Document umožňuje pohyb dokumentu po definované "cestě"" a jednotlivým stavům (např. neschváleno, schváleno apod.) přiřadit zvláštní zobrazení a přístupová práva.
Snadné nastavení přístupových práv
Stačí zvolit místo ve stromové struktuře dokumentů a nastavit právo k zápisu, ke čtení, nebo stávající práva odebrat.
Vývojové prostředí
Jádrem eFiles Document je specializované vývojové prostředí, připravené pro plnění výše popsaných funkcí. Možností je ale mnohem více. eFiles Document můžete využít pro vytvoření vlastního redakčního systému, specializovaného systému např. pro evidenci pojistných smluv, firemního intranetu nebo unikátního e-shopu. Vyžádejte si prezentaci systému a dozvíte se více.
dále čtěte:
Podrobná prezentace eFiles Document